SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ
Vos renseignements personnels sont précieux pour nous et nous prenons leur protection très au sérieux. C’est la raison pour laquelle nous réévaluons et améliorons nos pratiques en continu. C’est dans cet esprit que nous nous conformons aux nouvelles exigences des lois modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, en cours de modification à travers le pays.
Objectifs de la collecte d’information
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.
Renseignements personnels
Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
Consentement
Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre. Nous allons exiger le consentement du client avant la collecte de tout renseignement personnel et lorsqu’un nouvel usage ou ajustement des renseignements est nécessaire. Le client a le droit de retirer son consentement à tout moment en informant l’officier de la protection des renseignements personnels ou son conseiller financier. Dans cette éventualité, nous aviserons le client que sans les renseignements nécessaires, il est possible que le conseiller ou l’organisation ne soit pas en mesure de poursuivre ses recommandations et services en sa faveur.
POLITIQUES ET PRATIQUES ENCADRANT LA GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous agissons selon 4 grands principes
Les principes suivants nous guident dans la protection de vos renseignements personnels.
1. Assurer une gestion sécuritaire. Nous mettons en place de bonnes pratiques de gestion et de protection pour garder vos renseignements personnels en sécurité et encadrer leur utilisation.
2. Respecter vos droits. Vous avez des droits liés aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.
3. Faire preuve de transparence. Nous vous fournissons toute l’information pertinente sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
4. Agir de façon responsable.
Nos employés, nos fournisseurs et nos mandataires doivent respecter nos pratiques en matière de renseignements personnels. Notre Chef de la protection des renseignements personnels veille à s’en assurer et à ce que nos pratiques restent à jour.
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels
Par souci de transparence, nous tenons à vous informer que nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes manières, notamment :
• par téléphone
• en personne
• via nos formulaires papier et en ligne
Quels renseignements personnels recueillons-nous
Nous collectons les renseignements personnels de nos clients afin de documenter leur dossier, de déterminer leurs besoins financiers et leur situation personnelle dans le but de leur recommander des produits convenant à leurs objectifs. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir.
Renseignements d’identification
Nom, date de naissance, genre à la naissance, adresse postale actuelle ou antérieure, courriel, numéro de téléphone, langue de préférence, identifiants gouvernementaux (numéro de passeport, numéro de permis de conduire, etc.), numéro d’assurance sociale
Renseignements financiers
Compte bancaire, dossier et cote de crédit, rémunération, dettes, situation financière (faillite, etc.)
Renseignements d’assurance
Informations sur l’assurance responsabilité civile professionnelle
Renseignements liés à votre profession
Statut d’emploi, employeur actuel, anciens employeurs, formation (études, diplômes, etc.), permis, expériences professionnelles antérieures, affiliations commerciales avec des institutions financières ou agents généraux, liens d’affaires, conflits d’intérêts, antécédents judiciaires ou sanctions disciplinaires si applicable
Nous pouvons aussi créer ou déduire des renseignements à partir des renseignements personnels que nous recueillons. Nous les gérons et les protégeons selon les mêmes pratiques que le reste de vos renseignements personnels.
Limites de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
Nous pouvons notamment faire la collecte des renseignements personnels suivants : âge, statut, genre, profession, salaire, âge des personnes à charge, actifs, passifs, information médicale nécessaire, ou tout autre renseignement requis afin d’émettre des recommandations et d’offrir des services.
Conservation des renseignements
Lorsque les renseignements personnels au dossier n’auront plus d’utilité, nous allons assurer leur destruction afin qu’ils ne soient plus accessibles, que ce soient des copies papier ou électroniques. Nous utiliserons diverses méthodes, par exemple, le déchiquetage des dossiers papier ou l’incinération des disques durs.
Dans l’éventualité où il nous est impossible de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire par nos propres moyens, nous allons faire appel aux services d’une tierce partie.
Exactitude
Afin de garantir l’exactitude des renseignements personnels obtenus et conservés, nous recommandons au client d’informer son conseiller financier ou l’officier de la protection des renseignements personnels s’il est témoin d’une inexactitude dans l’information contenue à son dossier. Toute mise à jour ou tout nouveau renseignement doit être communiqué directement à l’organisation par le client.
Une fois que nous serons avisés de l’inexactitude des renseignements personnels, celle-ci sera corrigée dans tous les dossiers concernant le client. Nous allons également contacter l’assureur concerné à cet effet.
Si nous concluons que des renseignements personnels, essentiels à l’octroi de services, sont manquants, nous allons communiquer directement avec le client afin d’obtenir les renseignements nécessaires.
Responsabilité
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements. Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Mesures de sécurité
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu). Nous assurons la protection des renseignements personnels contre les vols ou les pertes en conservant nos dossiers physiques dans des filières fermées à clé, en limitant l’accès à nos bureaux et en instaurant des mesures de sécurité sur place.
Pour ce qui est de l’information enregistrée et/ou accessible par le biais d’outils technologiques, nous avons en place plusieurs mesures, notamment, les accès sécurisés par mot de passe et correctifs de sécurité. Nous nous assurons également que notre personnel reçoive des formations périodiques relatives aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Accès et demande d'accès aux renseignements personnels
Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. L'entreprise s'assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l'accès est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.
Les clients peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels en envoyant une demande écrite par courriel ou par courrier à l’officier de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel / siège social suivant (adresse).
Nous accuserons réception de la demande et la traiterons dans un délai maximal de 30 jours afin de fournir au client l’information requise. Si la demande d’accès est refusée, nous informerons le client des recours disponibles, le cas échéant.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l'adresse ci-dessous :
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Marie-Andrée Linteau-Lapierre, présidente
mlinteau@stratcf.ca
T 418-265-8456
Plaintes et questions
Un individu peut contester l’application des principes sur la protection des renseignements personnels. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans une telle éventualité, le client sera informé des recours possibles et chaque plainte sera envoyée et investiguée par l’officier de conformité. Nous allons informer le client de la décision prise au regard de sa plainte. Si nécessaire, nous amenderons nos politiques écrites et procédures relatives à la protection des renseignements personnels.
Formation et sensibilisation
L’entreprise fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :
• Elle informe tout le personnel de son équipe (formulaire de consentement);
• Elle affiche le nom et les coordonnées de la personne responsable des RP;
• Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres : Des séances d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions d’équipe, de la formation à son personnel, un plan d’action pour la RP, un journal de bord, etc.
Application
Si pour quelque raison vous pensez que l’entreprise n’a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».